Die Aktualität Ihrer Daten ist sehr wichtig! Deshalb finden Sie auf Ihrer Schmetterling Profianwendung unter „Reisebüroverwaltung“ den Button „Meine Daten“. Er ist für alle Reisebüroinhaber und Geschäftsführer freigeschaltet, um wichtige Änderungen schnell, einfach und komfortabel durchzuführen bzw. aktuelle Informationen und wichtige Avise einzusehen.

Kontrollieren Sie bitte in regelmäßigen Abständen Ihre Angaben – und teilen Sie uns bitte über „Meine Daten“ alle Änderungen mit. Nur so können wir den reibungslosen Ablauf der Buchungsabwicklung und Verprovisionierung gewährleisten. Vielen Dank.

1.    Grunddaten, Bankdaten und Mitarbeiterdaten

Grunddaten

Hier finden Sie alle Adress- und Kontaktdaten, sowie steuerrechtlich notwendige Daten. Falls sich Informationen ändern, nutzen Sie bitten die entsprechende Funktion im dunkelblau hinterlegten Balken. Wir erhalten dann automatisch eine E-Mail mit den neuen Daten.

Bankdaten

Dieser Bereich beinhaltet die im System hinterlegte Bankverbindung sowie den Kontoinhaber

Mitarbeiterdaten

Hier legen Sie neue Mitarbeiter an, löschen gekündigte und ändern die Daten bereits erfasster Mitarbeiter – z. B. die Funktion im Büro. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, drücken Sie bitte auf „senden“. Wir erhalten dann automatisch eine E-Mail mit den neuen Daten, um sie in unser System einzupflegen.

2. Veranstalter - Agenturnummernpflege
Alle eigenen Agenturnummern, die Sie uns gemeldet haben, finden Sie in dieser Rubrik hinterlegt. Sollten Sie neue Agenturverträge abschließen, neue Agenturnummern erhalten oder bestehende Verträge kündigen, melden Sie uns dies bitte umgehend. Nur so können wir entsprechend reagieren – und Sie beispielsweise als Schmetterling-Reisebüro bei den Veranstaltern eingliedern und erhöhte Provisionen sowie exklusive Konditionen für Sie sicherstellen. Im dunkelblau hinterlegten Balken können Sie unter „Daten ändern“ neue Agenturnummern eintragen und bestehende als gekündigt kennzeichnen. Bitte gehen Sie nach jeder Änderung beim jeweiligen Veranstalter auf
„E-Mail senden“, damit wir die aktualisierten Daten in unser System übertragen können.

3. Rechnungen, Gutschriften und Agenturabrechnungen
Hier können Sie Ihren Zahlungsverkehr darstellen und ausdrucken. Alle Rechnungen und Gutschriften sind hier hinterlegt und werden nicht mehr postalisch versendet.

Neben Rechnungen, Gutschriften und Zahlavisen finden Sie einen Link zur Rechnungs-Zertifizierung. Damit können Sie die Echtheit Ihrer Rechnungen, Gutschriften und Zahlavisen nachweisen. Dieser Nachweis wird vom Gesetzgeber gefordert und ist notwendig, um bei einer möglichen Steuerprüfung alle rechtlichen Aspekte der digitalen Rechnung zu erfüllen.

Bitte speichern Sie die Rechnungen und Signaturen unbedingt auf Ihrer Festplatte und archivieren Sie diese für mindestens 5 Jahre.

Rechnungen sichern Sie, indem Sie diese öffnen und als .pdf-Datei speichern. Zum Sichern der Signatur klicken Sie auf „Signatur herunterladen“ und wählen dann den entsprechenden Ordner. Rechnungen verifizieren Sie über signature-check.de

In diesem Bereich können Sie nochmals überprüfen, ob Ihre Katalogbestellung bei uns eingegangen ist und ob bereits ein Lieferschein erstellt wurde. Sobald Ihr Katalogpaket unser Haus verlässt, wird das Versanddatum angezeigt.